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    一、項目背景

    近年來,隨著社會科技水平的提高,傳統的檔案文書管理方式已經不能適應時代快速發展的腳步,逐漸被數字化的文書檔案管理模式所取代。在檔案文書數字化的發展形勢下,企業的檔案文書數字化進程還存在著明顯的滯后性,在未來的現代化建設中將成為企業的重點工作之一。企業開展好檔案文書的數字化工作有助于企業日常事務的開展,也有助于企業檔案文書的維護和保存,因而在企業文書數字化管理的過程中所出現的問題應當受到企業管理者和相關工作人員的重視。


    二、項目建設意義

    可實現數據的計算機存儲和管理,實現信息共享,加強文書檔案的保管和利用。檔案數字化可實現檔案數據的計算機存儲和管理,在最短的時間內查找到所需要的檔案信息。

    可加強檔案管理、提高工作效率,增加經濟效益。系統建成后,可改變傳統的人工調檔查閱方式,方便、快捷地在網絡系統中取得所需數字化信息;查檔等工作應用部門可通過計算機網絡進行,使管理工作規范化、高效化。

    可確保檔案的安全。檔案數字化后,可有效防止因水、火及人為擅自改動檔案內容和檔案損毀等帶來的損失。數字化副本異地存放,輸出縮微膠片供永久保存,使檔案資料在出現天災人禍的情況下避免遭到毀滅性的破壞。還可以恢復檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復,因此實現"數字檔案"是檔案保護的一種必要手段。


    三、項目建設標準

    業務、技術規范標準:

    ?《中華人民共和國檔案法》;

    ?《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894—2002);

    ?《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T 31—2005);

    ?《檔案著錄規則》(DA/T 18—1999);

    ?《福建省紙質檔案數字化操作規范(試行)》;

    ?《文書檔案目錄數據交換格式與著錄細則》(DB35/T161-2002)。

    管理性標準規范:

    ?《中華人民共和國保守國家秘密法》;

    ?《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》;

    ?《福建檔案數字化工作安全保密管理規定》;

    ?《關于嚴禁用涉密計算機上國際互聯網的通知》(中保委[2003]4號);

    ?《計算機病毒防治管理辦法》(中華人民共和國公安部令第51號);

    ?《計算機信息系統保密管理暫行規定》(國保發[1998]1號);

    ?《檔案數字化外包安全管理規范》(檔辦發[2014]7號)

    四、項目實施流程

    1.檔案領取→2.檔案拆分及整理→3.檔案錄入→4.檔案掃描→5.圖像處理→6.質量檢查→7.圖像掛接→8.目錄打印→9.檔案裝訂→10.總質檢→11.檔案歸還

     

    五、數字化加工技術規范

    5.1文書檔案簡化立卷技術規范

    (1)區分歸檔與不歸檔文件

    (2)判定文件所屬時間

    (3)明確 "件"的概念,區分每 "件"文件

    (4)裝訂:以件為單位進行裝訂

    (5)確定文件保管期限

    (7)排列

    (8)編號(蓋、填歸檔章)

    (9)編目(制作歸檔文件目錄)

    (10)裝盒、填寫檔案盒面

    5.2歸檔文件整理說明的編寫

    5.3掃描方式

        根據檔案幅面的大小,掃描儀分為A4掃描儀、A3掃描儀和A0掃描儀;

        根據掃描儀的掃描方式可分為高速掃描儀、平板掃描儀和大幅面掃描儀(A0)。

    A3和A4掃描儀都帶有高速和平板兩種掃描功能。如下圖所示:


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    此次檔案數字化加工掃描方式分為A4掃描、A3掃描和A0掃描三種方式,應根據紙張情況選擇相應規格的掃描儀或專業掃描儀進行掃描。

    (1)小于A4及A4幅面的按A4規格進行掃描,大于A4小于A3及A3幅面的按A3規格進行掃描,大于A3幅面以及工程圖紙按A0規格進行掃描,不能進行圖像拼接。

    (2)紙張狀況好的檔案應采用高速掃描方式(滾筒方式)以提高工作效率。紙張狀況較差,以及過薄、過軟和超厚的檔案,應采用平板掃描方式。

    5.4掃描色彩模式

    5.5掃描分辨率

    5.6掃描規范

    5.7掃描文件格式

    5.8掃描存儲路徑

    5.9圖像處理

    5.10質量檢查

    5.11圖像掛接

    5.12檔案裝訂

    5.13總質檢

    5.14檔案歸還

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